Bei den vielen Neuzugängen war es sicherlich eine der großen Herausforderungen im Jahr 2016, die Strukturen der veränderten Teamgröße anzupassen. Denn schließlich wollten wir in unserer Dürener Werbeagentur weiterhin schnell, kreativ und qualitativ hochwertig arbeiten. Uns unterstützen dabei inzwischen jede Menge technischer Tools, die uns die Arbeit erleichtern:
Chat – die Antwort auf interne Mailfluten
Interne Mails gibt es bei uns so gut wie gar nicht mehr. Stattdessen tauschen wir uns intern über das Chatprogramm SLACK aus. Dies haben wir bereits 2015 eingeführt – aber mit persen technischen Erweiterungen geht's jetzt noch schneller. Für jeden Kunden haben wir einen SLACK-Kanal, in dem wir uns über die Projektstände austauschen und uns so gegenseitig auf dem aktuellen Stand halten. Und selbst nach "draußen" müssen wir nicht mehr eine Grafikerin, eine Texterin und einen Programmierer CC setzen, nur um den nächsten Schritt beim Relaunch der Webseite eines Kunden anzukündigen: Wer eine solche Mail verschickt, der setzt einfach den Slack-Kanal des Kunden oder des Projekts in das BCC-Feld (wir wollen ja keinen verwirren) und schon wird die Mail dort angezeigt und alle wissen Bescheid.
Stundenerfassung und Projektmanagement
Egal ob wir unsere Leistungen als Pauschale anbieten oder nach Aufwand: Die Basis der meisten Kalkulationen ist und bleibt bei einer Werbeagentur der zeitliche Aufwand, der dafür benötigt wird. Deswegen ist eine funktionierende und schnell bedienbare Stundenerfassung für uns immens wichtig. Unsere Projektsoftware heißt TROI. Bereits 2014 haben wir diese Software für uns entdeckt und nutzen seitdem jedes Jahr mehr Funktionen. 2016 haben wir die Projektverwaltung und die Abrechnung von abgeschlossenen Projekten auf eine breitere Basis gestellt und dafür die Kolleginnen und Kollegen geschult.
Werbeagentur-Wissensmanagement
2016 haben wir begonnen, unsere eigene Wissensdatenbank aufzubauen und zu befüllen. Hier fixieren wir vor allem die Standards unserer eigenen Arbeit zur Qualitätssicherung in unserer Werbeagentur. Daneben landet in unserem NEUBLCK-Wiki aber auch alles, was man sonst noch so sinnvoll verschriftlichen und dadurch im Volltext suchen kann: Welche Druckerei hat welchen Job gedruckt, in welchem Schrank finden neue Kollegen die Akquisemappen (und was gehört da standardmäßig rein) und wie sind unsere IT-Systeme aufgebaut. Wir verwenden dafür Confluence, weil es im Gegensatz zu den frei verfügbaren Wikis einfach komfortabler und besser auf die Bedürfnisse von Unternehmen zugeschnitten ist.
Aufgabenverteilung
Zugegeben, unser leidigstes Thema! Wie weist man einem Kollegen / einer Kollegin eine Aufgabe im Jahr 2016 zu? Eine Nachricht in SLACK schreiben? Ziemlich doof, denn wer seine Aufgaben dann nicht noch irgendwo abtippt muss jeden Job sofort erledigen, sonst ist er schneller in Vergessenheit geraten als uns lieb sein kann. Denn SLACK ist ein Chattool und keine Aufgabenliste. TROI hat eine solche Funktion, aber die ist leider fürchterlich umständlich. Wunderlist, Flow, Glip, ActiveCollab, Wrike, Trello – die Anbieterliste ist lang. Aber wollen wir wirklich noch eine Software? Und welche passt zu unseren Workflows? Vorläufig haben wir uns für ActiveCollab entschieden. Der Test läuft. Hoffentlich mit einem guten Ergebnis – denn zur Qualitätssicherung unserer Arbeit brauchen wir so ein Tool einfach.
Cloudspeicher für große Dateimengen
Mit unserer OwnCloud-Installation auf unserem eigenen Agenturserver können wir auch große Dateimengen schnell und sicher mit unseren Kunden austauschen. Leider hakt die Open Source Software noch etwas, sodass wir sie bisher nicht bei allen Projekten und allen Kunden einsetzen können. Aber wir arbeiten daran, komplett auf den Platzhirsch Dropbox verzichten zu können. Den nutzen wir sowieso überhaupt nur für den Austausch unkritischer Daten.
E-Mails archivieren
Obwohl wir durch SLACK unser internes Mailaufkommen bereits drastisch reduziert haben, bleiben natürlich noch immer viele Mails in unseren Posteingängen und Postausgängen liegen: Projektfreigaben von Kunden, Updates von uns, Entwürfe, etc. Das Problem – irgendwann werden diese Mails einfach nur „alt“ und für das Tagesgeschäft eigentlich nicht mehr gebraucht. Lange haben wir nach einer Software gesucht, die diese Mails von unserem Mailserver selbstständig archiviert, eine gute Suche bietet UND bezahlbar ist. 2016 sind wir endlich fündig geworden und mehr als glücklich. Jetzt werden alle Mails archiviert, die Postfächer quillen nicht mehr über und wir finden alte Mails und Dateianhänge schneller als je zuvor. Schöner Nebeneffekt: Wir sind auf die GoBD bestens vorbereitet ;-)
Faxe empfangen im Jahr 2016
Eigentlich schreibe ich diesen Absatz nur, weil ich vor einiger Zeit einen schönen Witz gehört habe, der gut hier zu dem Thema passt. Vorab: Wir haben kein Faxgerät mehr, können aber Faxe empfangen und versenden. Die Technik macht’s möglich.
Anruf: bei einem Unternehmen.
Anrufer: Guten Tag, wir möchten Ihnen gerne ein Fax zuschicken.
Angerufener: Sorry, wo wir sind, können wir keine Faxe mehr empfangen.
Anrufer: Wieso, wo sind Sie denn?
Angerufener: Im Jahr 2017!
;-)
Noch mehr Infos gefällig?
Mir fallen noch mindestens ein Dutzend weiterer kleiner, technischer Tools ein, die uns unterstützen und mit denen wir die Qualität unserer Arbeit sichern. Aber wir müssen ja nicht alles verraten ;-) Oder vielleicht doch? Dann aber irgendwann mal wieder in einem weiteren Blogeintrag. Wer bis dahin nicht warten kann oder noch Rückfragen zu den oben gestellten Tools hat: Gegen eine Einladung zum Mittagessen stehe ich für ein erstes Gespräch zum Thema "Technische Organisation von Teams" immer gerne zur Verfügung.
